الزامات قانونی ثبت تغییرات شرکت های تجاری
به طور کلی تمامی اقدامات و فعالیت‌های حقوقی شرکت ها نیاز به ثبت نزد مرجع ثبت شرکت ها نداشته و صرفاً برخی از امور شرکت ها که در قوانین تأکید گردیده است می بایستی ثبت و بعد از آن اعلان و منتشر گردد. ثبت شرکت تغییرات شرکت ها را می توان به دو گروه عمده در قانون تجارت مبنی بر الزام برای تمامی شرکت های تجاری و دسته دوم الزامات برای شرکت‌های سهامی عام و خاص تقسیم نمود.
علاوه بر قوانین تجاری، برخی از قوانین ثبتی نیز در خصوص ثبت تغییرات الزاماتی در نظر گرفته شده است که می‌توان به ماده هفتم قانون ثبت شرکت ها اشاره نمود. در این ماده آمده است : تغییرات راجع به نمایندگان شرکت یا مدیران شعب آن باید به اداره ثبت اسناد کتباً اطلاع داده شود. تا وقتی که این اطلاع داده نشده عملیاتی که نماینده یا مدیر سابق به نام شرکت انجام داده عملیات شرکت محسوب است، مگر اینکه شرکت اطلاعات اشخاصی را که به استناد این ماده ادعای حقی می‌کنند از تغییر نماینده یا مدیر خود به تأیید رساند.
• الزامات ثبت تغییرات برای تمامی شرکت ها :
در قوانین و مقررات تجاری در برخی از موارد، ثبت انواع تغییرات اساسی شرکت های تجارتی پیش بینی شده است که می توان این الزامات را در قانون تجارت به شرح ذیل بیان نمود :
ـ ماده 199 قانون تجارت در خصوص ثبت شعبه شرکت های ایرانی(هرگاه شرکت در چندین حوزه شعبه داشته باشد مقررات مواد 195 الی 197 باید به قسمتی که در نظام نامه وزارت عدلیه معین می شود در حوزه جداگانه انجام گردد.)
ـ ماده 200 قانون مذکور( در هرموقع که تصمیماتی برای تغییر اساسنامه شرکت یا تمدید مدت شرکت اضافه برمدت مقرر با انحلال شرکت ( حتی در مواردی که انحلال به واسطه انقضای مدت شرکت صورت گیرد) و تعیین کیفیت واریز کردن حساب یا تبدیل شرکاء یا خروج بعضی از آنها از شرکت یا تغییر اسم شرکت اتخاذ شود.)
ـ ماده 205 قانون مذکور، درهرمورد که اشخاصی غیر از مدیران شرکت برای تصفیه تعیین شوند اسامی آنها باید در اداره ثبت اسناد، ثبت و اعلان گردد.
ـ ماده 397 قانون مذکور ثبت( قائم مقامی تجارتی)
ـ ماده 399 قانون مذکور(عزل قائم مقامی تجارتی)
• الزامات ثبت تغییرات برای شرکت های سهامی عام و خاص :
ـ ماده 48 لایحه اصلاحی قانون تجارت ( تبدیل سهام بی نام به سهام بانام و یا بالعکس)
ـ ماده 57 و70 قانون مذکور، تصمیم راجع به فروش اوراق قرضه و شرایط صدور و انتشار آن(منسوخه گردیده است و در نظم کنونی منجر به ثبت نمی شود).
ـ ماده 106 قانون مذکور، درمواردی که تصمیمات مجمع عمومی در برگیرنده یکی از امور ذیل باشد یک نسخه از صورتجلسه مجمع باید به جهت ثبت به مرجع ثبت شرکت ها ارسال گردد :
ـ انتخاب مدیران و بازرس یا بازرسان.
ـ تصویب ترازنامه وعملکرد مالی.
ـ کاهش یا افزایش سرمایه وهر نوع تغییر دراساسنامه.
ـ انحلال شرکت و نحو تصفیه آن.
ـ ماده 128 قانون مذکور،الزام به ثبت نام و مشخصات و حدود اختیارات مدیرعامل( نام و مشخصات و حدود اختیارات مدیرعامل باید با ارسال نسخه ای از صورتجلسه هیأت مدیره به مرجع ثبت شرکت ها اعلام و پس از ثبت، در روزنامه رسمی آگهی شود.)
ـ ماده 163 قانون مذکور، الزام به ثبت عملی نمودن افزایش سرمایه( هیأت مدیره درهرحال مکلف است درهر نوبت پس از عملی ساختن افزایش سرمایه حداکثر ظرف یک ماه مراتب را ضمن اصلاح اساسنامه در قسمت مربوط به مقدار سرمایه ثبت شده شرکت به مرجع ثبت شرکت ها اعلام کند تا پس از ثبت جهت اطلاع عمومی آگهی شود).
ـ ماده 176 قانون مذکور، الزام به اجازه انتشار اعلامیه پذیره نویسی( مرجع ثبت شرکت ها پس از وصول طرح اعلامیه پذیره نویسی و پیوست آن و تطبیق مندرجات آنها با مقررات قانونی اجازه انتشار اعلامیه پذیره نویسی سهام جدید را صادر خواهد نمود).
ـ ماده 183 قانون مذکور،الزام به ثبت برای ثبت افزایش سرمایه شرکت های سهامی خاص.
ـ ماده 187 قانون مذکور، الزام به ثبت افزایش سرمایه شرکت سهامی عام (پس از انجام پذیره نویسی باید در موقع به ثبت رسانیدن افزایش سرمایه درمرجع ثبت شرکت ها صورت کاملی از مطالبات نقدی حال شده بستانکاران پذیره نویس را که به سهام شرکت تبدیل شده است به ضمیمه رونوشت اسناد و مدارک حاکی از تصفیه آنگونه مطالبات که بازرسان شرکت صحت آن را تأیید کرده باشند همراه با صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده و اظهارنامه هیأت مدیره مبنی بر اینکه کلیه این سهام خریداری شده و بهای آن دریافت شده است به مرجع ثبت شرکت ها تقدیم شود.
ـ ماده 209 قانون مذکور، الزام به ثبت تصمیم راجع به انحلال و اسامی مدیر یا مدیران تصفیه و نشانی آنها( تصمیم راجع به انحلال و اسامی مدیر یا مدیران تصفیه و نشانی آنها با رعایت ماده 207 این قانون باید ظرف مدت پنج روز از طرف مدیران تصفیه به مرجع ثبت شرکت اعلام شود تا پس از ثبت برای اطلاع عموم در روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالانتشاری که اطلاعیه ها و آگهی های مربوط به شرکت در آن نشر می گردد آگهی شود. درمدت تصفیه منظور از روزنامه کثیرالانتشار روزنامه کثیرالانتشاری است که توسط آخرین مجمع عمومی عادی قبل از انحلال تعیین شده است.
ـ ماده 210 قانون مذکور،( انحلال شرکت تا زمانی که به ثبت نرسیده و اعلان نشده باشد نسبت به اشخاص ثالث بلا اثر است).
ـ ماده 227 قانون مذکور، الزام به ثبت ختم تصفیه و حذف نام شرکت از دفتر ثبت شرکت ها و دفتر ثبت تجارتی( مدیران تصفیه مکلفند ظرف یک ماه پس از ختم تصفیه مراتب را به مرجع ثبت شرکت ها اعلام دارند تا به ثبت رسیده و در روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالانتشاری که اطلاعیه ها و آگهی های مربوط به شرکت در آن درج می گردد آگهی شود و نام شرکت از دفتر ثبت شرکت ها و دفتر ثبت تجارتی حذف گردد).
ـ ماده 279 و 280 و 282 قانون مذکور، الزام به ثبت تبدیل شرکت سهامی خاص به عام.
ـ ماده 284 و 286 و 290 و 295 قانون مذکور، الزام به ثبت تبدیل شرکت های سهامی موجود در تاریخ تصویب این قانون با مقررات این قانون.
لذا همان طور که بیان شد صرفاً امور آشکار در قوانین نیازمند ثبت رسمی می باشد و سایر فرایندها و یا اقدامات شرکت های تجارتی در قوانین و مقررات جهت ثبت اجبار نگردیده است. درعرف بین الملل نیز برای شناسایی و رصد شرکت های تجارتی برخی از اطلاعات شرکت از جمله اطلاعات اساسی سرمایه، مدیران، سهامداران اصلی، موضوع فعالیت، نام شرکت، وضعیت، مدت زمان فعالیت در اختیارعموم قرار می گیرد.